Việc làm thêm hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một ngành nghề dễ kiếm tìm, chỉ cần bạn thông minh, linh hoạt và có chỉ số EQ cao, giao tiếp tốt. Hiện nay, nhiều công ty, doanh nghiệp cũng mở rộng lĩnh vực ứng tuyển nhân viên hành chính cho các đối tượng lao động trên khắp cả nước.

Tuy nhiên, để nhanh chóng được nhận vào làm việc hành chính, các bạn cần nắm thật rõ những điều cơ bản nhất phải biết về loại công việc này. Cũng như lựa chọn những mảng nội dung phù hợp với đặc thù thời gian eo hẹp của các bạn sinh viên để có chiến lược khôn ngoan lựa chọn đơn vị tuyển dụng phù hợp.

Vậy việc hành chính văn phòng có phù hợp với các bạn sinh viên không?

Việc làm hành chính là gì?

Nhắc đến việc làm hành chính người ta thường nhớ đến những công việc mang tính chất văn phòng và liên quan tới quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, công nhân viên cũng như xử lý việc mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, v…v…Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn đảm nhiệm một phần nào đó công việc đối ngoại cho công ty, doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của ban lãnh đạo sao cho tuần tự, khoa học và phù hợp nhất.

Nghề hành chính đòi hỏi mỗi cán bộ cần phải trung thực, thận trọng, chính xác, tỷ mỉ, kịp thời. Nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính văn phòng cực kỳ quan trọng bởi họ được ví như chiếc cầu nối, gắn kết giữa ban giám đốc với các doanh nghiệp khác nhưng đồng thời họ cũng cần phải phục vụ, quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mình, vì thế họ giống như người “làm dâu trăm họ”. Sự thật thì dường như tất cả những công việc gì không tên đều đổ vào phòng hành chính hết.

Yêu cầu cơ bản đối với việc làm hành chính

Khi bạn lựa chọn một công việc hành chính, hãy chắc chắn rằng, bạn là một người nhiệt tình, chăm chỉ và đặc biệt nhanh nhẹn, linh hoạt trong mọi công việc. Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống khéo léo và thường xuyên tham gia các hoạt động xã hội sẽ là một điểm cộng cho bạn.

Để có thể làm tốt được công việc của một nhân viên hành chính thì bạn phải có những kỹ năng đa dạng phong phú ở nhiều vị trí như thư ký, quan hệ đối ngoại, nhân sự hay những kiến thức về kế toán, quản trị kinh doanh, quảng cáo, tiếp thị,…

Bên cạnh đó, với sự hội nhập quốc tế, bạn cần thao thạo ngoại ngữ, chủ yếu là tiếng Anh và thành thạo tin học văn phòng. Có như vậy, các bạn mới nhanh chóng chiếm được cảm tình của nhà tuyển dụng. Nhiều đơn vị tuyển dụng không đòi hỏi bạn về kinh nghiệm, họ sẵn sàng đào tạo, chỉ dẫn cho bạn những công việc cần phải làm của một nhân viên hành chính miễn là bạn làm được việc. Tuy nhiên, dường như đó là cách đánh lừa các ứng viên để các nhà tuyển dụng khéo léo tìm hiểu xem bạn có thể làm được những gì.

Hãy thật thông minh khi đưa vào CV của mình những kỹ năng nhằm làm nổi bật CV của bạn, hiểu biết mà bạn có để chiếm được lợi thế tỷ lệ được tuyển cao hơn. Sự đa di năng trong công việc ở mọi lĩnh vực sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn để có thể tìm kiếm được một vị trí phù hợp.

Tìm việc làm hành chính ở đâu?

Trong thời gian gần đây, số lượng các công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay tập đoàn nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính luôn ở mức cao. Bởi bộ phận hành chính là một trong những bộ phận không thể thiếu trong bất cứ cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp, tập đoàn nào. Bởi vậy, cơ hội tìm kiếm việc làm hành chính cho các ứng viên rất nhiều. Bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển vào làm cho các vị trí nhân viên hành chính ở các bộ phận hành chính ở các công ty, doanh nghiệp…hoặc nếu có nghiệp vụ sư phạm tốt, bạn cũng cũng có thể xin làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính hoặc tham gia nghiên cứu thêm công tác hành chính, hoạch định chính sách trong quản lý hành chính của nhà nước.

Mặc dù không phải là một việc làm hot song việc làm hành chính nhân sự vẫn là một công việc lý tưởng cho những ứng viên muốn có một công việc đơn giản, ổn định, bền vững và lâu dài. Chắc chắn rằng khi trở thành một nhân viên hành chính, bạn cũng sẽ có những cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn. Tất nhiên trước hết bạn cần nỗ lực làm tốt nhiệm vụ của một nhân viên hành chính đúng nghĩa. Chúc các bạn thành công!

Đây là một nghề “làm dâu trăm họ”

Hầu hết mọi người đều nghĩ công việc hành chính văn phòng là 1 nghề đơn giản, nhàn hạ. Hàng ngày đến cơ quan, làm việc 8h theo quy định, hết giờ lại dắt xe ra về, cả ngày ngồi văn phòng, sắp xếp và ghi chép, chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty, vật lộn giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm cái công việc ngày nào cũng giống như ngày nào. Nhưng thực tế thì công việc hành chính văn phòng có nhàm chán như chúng ta vẫn nghĩ hay không?

Những công việc của nghề hành chính văn phòng

  • Lễ tân văn phòng
  • Thư ký hỗ trợ
  • Quản lý hạ tầng – trang thiết bị
  • Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ
  • Chấm công – Thực thi chính sách
  • Duy trì môi trường làm việc
  • Xử lý thông tin ra vào
  • Tiếp khách

Nỗi vất vả, áp lực của công việc hành chính văn phòng

Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, người làm hành chính có ty tỷ công việc không tên mà có khi họ phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một chức năng của phòng hành chính.

Họ phải chạy đi chạy lại như những con thoi với vô số nhiệm vụ, bên cạnh những công việc hàng ngày thì dân hành chính còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình…

Đối với chủ doanh nghiệp, dân hành chính đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty…

Học hành chính văn phòng ra làm gì?

Với “núi” công việc ấy, dân hành chính văn từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả những vấn đề cá nhân mà không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ. Không chỉ biết quản lý giấy tờ, sổ sách, nhân sự, công việc hành chính văn phòng còn là những người dung hòa các mối quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty.

Phẩm chất, năng lực đối với công việc hành chính văn phòng

  • Cẩn thận, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ chịu khó
  • Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình
  • Coi trọng truyền thống
  • Thích các công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính văn phòng khác
  • Ngoài ra, họ còn cần những tố chất nhiệt tình, năng động và biết cảm thông và vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần
  • Ngày nay, dân hành chính không còn đơn thuần chỉ là giấy tờ sổ sách, mà có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…Họ phải là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, còn phải giỏi kĩ năng thực hành để làm việc có hiệu quả; sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc cũng là một đòi hỏi quan trọng với dân hành chính.
  • Họ còn thực hiện các nhiệm vụ đối ngoại của công ty nên việc gặp gỡ khách hàng là việc thường xuyên của nhân viên hành chính.
  • Chính sự cần thiết và đòi hỏi ngày càng lớn với công việc hành chính văn phòng nên thu nhập của những người này quả không phải là nhỏ.

Mỗi một nghề nghiệp có một đặc tính riêng của nó, nhưng với tốc độ phát triển của nền kinh tế như hiện nay, những đặc tính riêng đó có thể sẽ thay đổi theo cách này hay cách khác. Những người trẻ cần có sự hiểu biết về nghề nghiệp một cách thấu đáo để có những hướng đi và cách chọn lực phù hợp với năng lực cũng như sở thích của bản thân mình. Với bất cứ công việc gì và trong hoàn cảnh nào thì quan trọng nhất đối với nghề này phải là cái tâm. Nếu để tâm vào, nhất định sẽ làm tốt.